Desde Seat hasta Mercedes. Desde Joma hasta Nike. Desde Font Vella hasta Coca Cola.

Todos usan estadísticas en sus presentaciones.

Los datos aumentan la credibilidad de lo que presentas. Y eso es bueno.

En este mundo dónde el método científico marca la diferencia entre la verdad y la mentira, dónde predomina el logos, dónde se cree que la lógica es la responsable de la mayoría de las decisiones, los PowerPoint con estadísticas son el pan de cada día.

¿Y hacemos bien o mal?

Depende.

¿El cuchillo es una herramienta para cocinar o un arma mortal?

Las estadísticas, los gráficos o las tablas de datos no son malas en sí. Solo podrán considerarlas negativas si no las usas de manera adecuada.

Las estadísticas en Powerpoint en el mundo de hoy

Lo más habitual es que le demos el mismo trato a un documento PowerPoint para enviar por correo que a uno para presentar. Te piden un proyecto, lo preparas, lo editas y se lo mandas a tu equipo, a tu cliente o a tu jefe. Y luego usas ese mismo archivo para presentarlo delante de un grupo.

Yo digo que no debería ser así.

Las diapositivas PowerPoint son para presentar datos, historias o ambas cosas ante una audiencia.

Si quieres enviar un documento para que alguien lea una determinada información, la mayoría de veces será mejor un informe.

¿Estoy diciendo que las presentaciones PowerPoint son para presentar ante un público y no para enviar por correo?

Yeah. Smart guy. You got it.

Hacer lo contrario es como servir siempre el mismo plato independientemente del tiempo que haga. ¿Te tomarías un cocido madrileño con ese caldito caliente en una terraza el 8 Agosto a 32ºC?

Yo tampoco.

Cada época del año tiene su gastronomía óptima. Cada comunicación tiene su documento óptimo.

Cuando usas esa presentación llena de distintos tipos de gráficas, números y porcentajes como fondo mientras hablas delante de una audiencia no ayudas a tu público a entender mejor el mensaje.

Al contrario, distraes su atención.

Y existe un principio que dice: “Si lo que proyectas no ayuda a entender lo que dices, sobra.”

Pero este no es el único principio que debes cumplir. A continuación te muestro 5 trucos para que la presentación de tu trabajo con estadísticas sea un éxito.

5 sugerencias para usar gráficos en Power point

1- Lo simple siempre es mejor

Si has leído alguno de mis otros artículos sobre PowerPoint te habrás dado cuenta de que abogo por lo simple.

Solemos preparar las presentaciones pensando que cuánta más información demos mejor.

Error.

Los datos recargados, los cuadros estadísticos llenos o los gráficos de barras con siete variables no ayudan a entender tu mensaje.

Recuerda lo que dije antes: es una presentación no un informe. No hay tiempo para sentarse, ponerse las gafas y estudiar detenidamente los datos. Tienes que usar tipos de estadísticas que se entiendan en cinco segundos.

Este es uno de los clásicos gráficos que te podrías encontrar.

Y esta sería una opción más simple.

¿Qué ha cambiado?

• El título es más corto. Si estás hablando de ventas en una empresa que vende gafas de sol, ¿hace falta poner el producto en el título? ¿Acaso podrían confundirlo con la venta de sugus?

• El gráfico pasa de 3D a 2D. En el 99% de los casos, el 2D aporta lo mismo que el 3D y es más fácil de entender a simple vista. Aceptado.

• Los países están ordenados de mayor a menor volumen de venta. No tengo que estar comparando barras y volviendo la vista para ver cuál es el más alto. De nuevo, más simple, mejor.

• Elimino las barras que marcaban los límites del eje de ordenadas. Sé que te gustaban mucho porque eran tridimensionales y molaban pero podrás intuir las cantidades sin ellas.

• Cambio el fondo blanco por fondo gris claro. ¿Por qué? Obedece a detalles de diseño. Son detalles menores pero suman. Aquí más consejos de diseño.

La simplicidad no solo se aplica al gráfico en sí sino a la cantidad de gráficos. Si dudas entre crear una diapositiva con un gráfico o con cinco ¿sabes cuál es la mejor opción?

Right.

Lo mismo para el resto de la información. Si estás mostrando las ventas por país ¿te hace falta mostrar la temporalidad de cada uno para “poder comparar” qué países venden más en verano y cuáles en invierno?

No.

Si esa es una idea que quieres transmitir, crea una nueva diapositiva y un nuevo gráfico.

Simple. Simple. Simple.

Como dijo Leonardo daVinci:

“La simplicidad es la mayor de las sofisticaciones.”

2- Aclara qué quieres mostrar y destácalo

Cuando presentas estadísticas no es tan importante qué datos muestras sino qué quieren decir esos datos.

En el ejemplo anterior te he mostrado unos datos sobre las ventas pero ¿sospechas que quería decir en mi presentación? Algunas ideas:

• Que vendemos mucho
• Que vendemos poco
• Que Alemania es el país dónde más vendemos
• Que Austria es el país en el que menos vendemos
• Que ya exportamos a 12 países europeos
• Que solo exportamos a 12 países europeos
• Que…

El gráfico, apoyado con el texto adecuado, serviría para defender cualquiera de esas ideas. Es un gráfico simple, sí, pero no muestra algo en concreto.

Cuando presentes datos pregúntate: ¿Qué quiero decir con estos números?

Si lo que quiero decir es que en Francia hemos pasado de 6.500 a 4.000 y que deberíamos analizar qué ha sucedido, podría hacer este pequeño cambio.

Si lo que quiero decir es que el año pasado apenas teníamos presencia en los países del este y quiero felicitar a Carmen, la country manager de esos países, por sus resultados, podría introducir esta variante.

Los números no dejan de ser números. Eres tú el que decides qué historia cuentan.

3- Sé honesto con las cifras

La interpretación de los gráficos siempre va a estar a tu merced. Tú eres el que les da un sentido y se lo transmite a los demás.

¿Cuántas veces se han nombrado estudios hechos con muestras de 30 personas y se han extrapolado los datos a la población mundial?

¿Cuántas veces se alude a la mejora de las cifras de paro centrándose en la creación de empleo pero obviando la destrucción?

Es fácil mentir en los gráficos.

Si soy Jimmy Smith, gerente de Ray-ban, y tengo una reunión con los inversores, puedo estar tentado de usar esta gráfica de barras.

Así se ve claramente que tenemos una posición de líder destacado en el mercado y que vale la pena invertir en nosotros.

Sí, Hawkers ha sonado mucho en los últimos años pero su presencia, comparada con la nuestra o la de otros competidores, es ridícula.

Pero esa no es la verdad. El gráfico está tan moldeado como las cifras de paro.

La realidad cuenta otra historia. Ésta.

En el primer gráfico Jimmy tomó como base del eje de ordenadas el valor 500.000. ¿Por qué? Porque así, los 530.000 de Hawkers parecen ridículos.

En el segundo gráfico, con una base 0, ves que el liderazgo de Ray-ban no es tan acentuado como querían hacerte creer.

Si mientes, puede que ganes esa batalla pero perderás la guerra. A nadie le gusta un orador sin credibilidad: ni a la audiencia ni a los organizadores.

Sé honesto.

4- Escoge el mejor gráfico para representar las estadísticas

Probablemente te encuentres con distintos tipos de calzado cuando abres tu zapatero: deportivas para correr, sandalias para la playa, zapatos de vestir, chirucas de montaña, botas de lluvia, zapatos de tacón, etc. Todos pertenecen a la categoría “calzado” pero no todos sirven para la misma ocasión.

Existen distintos tipos de gráficos estadísticos para representar datos: gráficos de barras, gráficos de líneas, gráfico de sectores, pictogramas, gráfico de dispersión, etc.

Como el calzado, cada ocasión requiere uno en concreto. Aquí te doy 3 sugerencias para escoger bien.

1- Cuando quieras comparar datos, como por ejemplo, cuánto gasta cada departamento o cuánto vende tu empresa en cada país, un gráfico de barras es una opción adecuada. Ya has visto varios ejemplos hasta ahora.

2-Cuando quieras mostrar la composición de algo concreto o las partes que forman un todo, como por ejemplo, los tipos de viviendas que hay en una comarca, puedes usar el gráfico de tarta.

Al usarlo ten en cuenta un par de cosas.

• Este tipo de gráficas son útiles cuando hay pocos elementos que comparar y se vuelven poco útiles cuando hay muchos.
• Dado que nos es más difícil comparar áreas que longitudes, tienen más sentido cuando hay grandes diferencias entre éstas y menos cuando los tamaños relativos son muy parecidos.

De nuevo, si lo que quieres es resaltar un aspecto concreto, acuérdate del segundo principio.

No siempre querremos contar la historia del porcentaje más alto. Sí, hay más pisos que cualquier otra cosa pero lo que hoy te he venido a contar es que el Maresme es la comarca con la proporción más elevada de chalets adosados. Un 25% para ser exactos.

3-Cuando quieras mostrar si existe una relación entre dos variables como por ejemplo, la felicidad y la renta mensual, una buena idea es usar un gráfico de dispersión.

En este ejemplo ves que tienen una relación positiva: a medida que aumenta la renta, aumenta la felicidad y también ves que en algunos tramos el aumento es más acentuado que en otros.

Puedes profundizar más sobre tipos de gráficos estadísticos en la web del INE. 

5- Prioriza lo recordable por encima de lo exacto

Ante la presentación de datos, el término “fáciles de recordar” puede ser algo subjetivo. Aún así, seguro que te es más fácil de recordar un simple 5 que el número 42.761.

Lo mismo sucede con porcentajes, números largos y otros datos abstractos.

Si te hablo de unos viñedos de 75 hectáreas probablemente no te hagas una imagen visual clara de la extensión del terreno. En cambio, si te digo que son como 100 campos de fútbol juntos o como 50 veces el aeropuerto de Barcelona tu cerebro recurre más fácilmente a esa medida almacenada para hacer la comparación.

Cuando presentas números, los más simples son los más fáciles de recordar.

Si digo que en una encuesta hecha a 8.000 estudiantes 6.109 aseguraron haberse emborrachado el último mes puedo mostrarlo gráficamente de distintas maneras.

Podría usar un gráfico circular como los que ya hemos visto.

Podría ceñirme a los números y hacer algo así.

Podría buscar algo más recordable aludiendo al porcentaje de estudiantes que se han emborrachado durante el último mes.

Y también podría simplificar más los números y decir que fueron 3 de cada 4 estudiantes los que se pasaron con el alcohol.

Cuánto más simplifiques más probabilidades hay de que la representación no sea 100% exacta. De hecho, 6.109 no es un 75 sino un 76% de 8.000. ¿Cambia eso las cosas? No lo creo.

Usa tu sentido común para decidir si vale la pena simplificar un dato en aras de un mejor recuerdo teniendo siempre en mente el tercer principio.

Bonus: El presentador de datos número uno

En el circuito de las presentaciones se habla mucho de Hans Rosling. Un profesor sueco que daba clase en el Instituto de Karolinska. Para muchos, era un ejemplo de cómo hay que presentar datos.

Usa la animación con buen gusto, ofrece datos claros e importantes y, sobre todo, lo hace con pasión.

Si tienes que presentar datos algún día, Hans Rosling es una buena fuente de inspiración. Aquí te dejo uno de sus vídeos.

¿Usas algún otro truco para presentar datos? Compartir es aprender. ¡Sé el primero!