Skype, Zoom, Teams o cualquier otra plataforma se siguen frotando las manos con el auge de las videoconferencias. ¿Pero, cómo hacer una videollamada si nadie nos ha enseñado?

En este vídeo te mostraré algunos errores frecuentes de las videoconferencias y todo lo que debes tener en cuenta para que tu videollamada sea profesional y efectiva.

Trucos y sugerencias para mejores reuniones virtuales 100% aplicables

Si has hecho alguna reunión últimamente, puede que hayas notado que era un poco lenta o algo aburrida, y si la has hecho por Zoom, por Skype o por Teams, puede que todavía más ¿Por qué? Pues porque captar la atención es todavía más difícil en virtual que en presencial. En este vídeo te voy a mostrar trece sugerencias para que tus reuniones virtuales sean más¡s efectivas y más dinámicas.  La apariencia dice mucho de nosotros, y no por estar en casa debes dejar de cuidarla. 

1. Cuida tu apariencia

Mi sugerencia es que vistas o que uses el mismo estilo y el mismo nivel de vestuario que el que tenías o el que tienes en presencial. Si siempre vas en traje o siempre acudes en traje a tus reuniones, puede que seguir vistiendo de traje cuando los demás¡s saben que esta¡s en tu casa, pues pueda parecer un poco artificial. En ese caso, puedes reducir un poco, bajar un poco el listón y vestir con camisa o con polo, pero, a nivel general, debes mantener ese estilo que tenías antes de empezar a hacer reuniones virtuales. Ni te dejes una barba super poblada si antes no la tenías, ni vistas con camisetas chillonas, ni camisetas sin mangas. Sé que al trabajar en casa puede resultar tentador hacerlo en calzoncillos o en bragas, pero la verdad es que darte ese gusto puede salirte muy caro como le pasó al hijo de Superman.

2. Resetea el Router

El router es como un mini ordenador con su propia CPU, y la mayoría de gente lo que hace es dejarlo encendido, pues días, semanas, incluso meses. Al hacer eso, es más fácil que genere conflictos entre los archivos se ralentice, y eso empeorará la calidad de la conexión y, por consiguiente, la calidad de tu reunión. ¿Sugerencia? Justo antes de empezar tu reunión, reinícialo. Solo tienes que apretar el botón de detrás del router, dejarlo diez segundos o quince segundos apagado, y luego volverlo a encender.

De esta manera, aumentarán las probabilidades de que esa pequeña CPU funcione correctamente. 

3. Avisa a tu gente 

Si haces tu videoconferencia desde casa, pídele a los que estén ahí,­ que no entren, que no te interrumpan, avísales de que vas a hacer una reunión y que, a no ser que sé esté quemando la cocina, que no entren en esa habitación. Algo tan sencillo como eso reduciría notablemente la posibilidad de las interrupciones. Si aun así­ suceden, no te estreses, trátalas con naturalidad. Nadie se va a quejar ni te va a juzgar porque tu hijo pequeño abra la puerta y se cuele en la reunión. En cambio, hacer lo contrario, sí­ que puede dañar tu prestigio. 

4. Elige un buen fondo

Intenta tener un fondo decente, con que tengas una pared blanca o una estantería con libros o un despacho casero suele ser suficiente. Aun así­, si eso no te convence o 0 no puedes tenerlo, la mayoría de aplicaciones permiten tener un fondo virtual. Si decides hacer eso, escoge una imagen de calidad. Mis preferidos son, pues, son despachos u oficinas o similares que le dan a la vez un aire serio, pero muchas veces informal.

Puedes escoger lo que quieras, eso sí, evita esos fondos que son, pues, playas caribeñas o ví­as lácteas planetarias, que la verdad que ofrecen muy poca sensación de profesionalidad. 

5. Cuida la luz 

Uno de los aspectos más importantes y que más marcan la diferencia en las reuniones virtuales es el tema de la luz. Si no has acondicionado de manera especial la sala desde la que haces la conferencia, lo más probable es que tengas alguna algún tipo de luz superior o, tal vez, lateral si tienes alguna lámpara. Eso puede que sea suficiente o puede que no, dependerá de cómo se te vea la cara. Si los demás te ven con alguna sombra en la cara, quiere decir que necesitas más iluminación.

La iluminación perfecta la puedes conseguir fácilmente con dos focos, con dos lámparas que puedes situar delante tuyo, ¿Sí­? Justo al nivel de la cámara. No necesitas ni focos profesionales ni lámparas súper especiales, pero yo te sugeriría que, al menos, contases con una lámpara de luz led blanca que puedas situar delante de la cámara para que te ilumine toda la cara. Hace falta gastarse mucho dinero, te vas al IKEA, te compras una lámpara de luz blanca por diez, quince euros y lo tienes solucionado. Un consejo que te doy para evitar la mala iluminación es que te cuides mucho de no tener el punto de luz detrás de ti.

Eso lo que haría es que convertiría tu cara en una silueta y solo se verían sombras. Recuerda, la mejor iluminación es la que viene de adelante, frontal y que te ilumine la cara. 

6. Mira a la cámara

Hay una gran diferencia entre mirar directamente a la cámara mientras hablas, o mirar  a la pantalla, o algún otro lado que te puede ser más fácil, pero que no es lo más indicado. El contacto visual es uno de los elementos que más conexión con tu audiencia genera, y lo consigues de una manera superfácil mirando a la cámara. Aun así­, hay gente que se siente incómoda mirando a la cámara.

Si ese es tu caso, puedes mirar un poquito, dos o tres centímetros por debajo de la cámara, y el efecto sigue siendo el mismo, pero trata de evitar mirar a los demás en la pantalla, porque ahí­ sí que se nota la diferencia. Para hachártelo más fácil debes situar la cámara, que normalmente está en la parte superior de la pantalla de tu ordenador, a la altura de los ojos. La mayoría de personas no hacen eso, sino que la tienen más baja y acaban bajando la cabeza para poder dirigir la mirada a la cámara, y eso ofrece un plano que no es el idóneo. Si es necesario, vas a tener que añadir un soporte extra sobre el que apoyar el ordenador para que la cámara quede a la altura de los ojos y facilite esta visión directa. 

7. Cierra lo necesario

Te pones a las ocho a trabajar y a las diez tienes tu primera reunión En esas dos horas has abierto Word, Excel, Adobe, y tienes dieciocho pestañas en tu navegador. Si no necesitas nada de eso para tu reunión, mi sugerencia es que lo guardes y lo cierres todo. Eso te haría matar dos pájaros de un tiro. El primero es que tu ordenador, tu CPU funcionaría mejor y más rápido, y eso evitará el riesgo de que se ralentice o se bloquee, o incluso que salgas disparado de esa reunión. Y la segunda es que puede que evites que la gente vea material que no es necesario o que debería ser privado en esa reunión.

8. Sienta las bases

Si eres tú el que lidera o el que dirige esa reunión, te sugiero que, al inicio, sientes las bases del funcionamiento. 

Por ejemplo, cuando doy una formación online, lo primero que hago es informarles de que, por favor, todos deberían apagar el micro, todos deberían encender la cámara, de que si quieren comentar algo o hacer alguna pregunta pueden hacerlo vía chat y yo la recogeré en cuanto pueda y la responderé, o que si en algún momento me ven haciendo un gesto como este, significa que todo el mundo debe callar y prestarme atención. 

Esto último lo aprendí de Lora Bergles y se ha convertido en una herramienta muy fácil porque te permite evitar que una discusión suba de tono o que una divagación que no lleva a ningún lado se alargue demasiado y te robe tiempo de formación. Puede que tú no le pidas que apagues los micros o puede que no permitas preguntas vía chat, no lo sé, cada uno tiene sus preferencias. Lo que sí te sugiero es que les informes, que les cuentes, cuáles son las reglas del juego justo antes de empezar.

9. Cámara activadas 

Como te decí­a, es todavía más difícil mantener la atención o captar la atención de los demás en virtual que en presencial, y una estrategia muy sencilla y que funciona superbién para conseguirlo es pedirles a todos que activen la cámara. Si tú sabes que no te están viendo, tienes más incentivos o es más probable que, pues, que te escapes un momento al baño, o que gestiones correo, o que mires el teléfono móvil. En cambio, si sabes que en todo momento los participantes de la reunión te pueden ver, no vas a hacer ninguna de esas cosas, y te sentirías obligado a mantener la atención en esa reunión. Además, el hecho de que tú puedas ver a todos, el hecho de que puedas ver las caras de los demás, te harán conectar con ellos y le dará un puntito más de humanidad a esa reunión. 

10. Romper el hielo 

Otra de las cuestiones que el mundo online, o las presentaciones virtuales, agudizan, es el tema de los inicios. Si a nivel presencial, en ocasiones, es un poco incómodo para según qué personas entrar y ponerse a hablar con desconocidos o con el formador, en el mundo virtual lo es todavía más. Hay ocasiones en las que en las que se entra poco a poco y van entrando, hay otras en las que se establece una sala de espera, todo el mundo entra ahí­, y cuando el formador está listo, la activa y entran todos. 

En cualquier caso, una sugerencia muy sencilla y que funciona muy bien es pedirles que se presenten en diez o en veinte segundos, eso asegura que sean presentaciones súper concretas y les pides algo sencillo que les ayudará, pues, a romper ese hielo y a coger confianza. Yo lo que acostumbro a hacer, además, es pedirles que se presenten y que me respondan a una pregunta que les hago. 

Por ejemplo, un día les pido que me digan su nombre y que me digan las dos cosas que más le gustan de su trabajo. Otro día les pido también su nombre y que me cuenten por qué están aquí­. Otro les podría pedir, pues, su nombre y cuál es su superhéroe favorito, me da igual. 

Al final, tú puedes escoger la pregunta que sea, pero que sea fácil y corta de responder, para asegurar dinamismo y concreción en las respuestas. 

11. Compartir pantalla

En ocasiones, necesitarás compartir pantalla para que los demás puedan ver lo que tú estás viendo en ese ordenador, porque esa es la mejor manera de mostrar según qué información. Si ese es el caso, ya te había avisado antes de que deberías cerrarlo todo, pero si ese es el caso, revisa todo lo que tienes abierto antes de compartir pantalla, y eso te evitará sorpresas desagradables, como le pasó a Hristo Stoichkov.

“Hablaba con un fan mientras colgó una captura de su Ipad para compartir uno de sus momentos como futbolistas y…”

12. Usa ayudas visuales

 Las ayudas visuales siempre ofrecen dinamismo a las conferencias, y las conferencias nunca han estado tan necesitadas de dinamismo como en este momento. Lo que hacen es llamar la atención, es romper lo establecido y eso es algo que se agradece un montón. 

Por ejemplo, si hablas de un libro, de unos consejos que alguien debe seguir un libro, pues lo puedes coger y mostrarlo, y decir, mira, yo recomiendo que leáis esto y verás, en la página cincuenta y siete hay algo que es básico, que entendamos, que es tralaría tralará. O si estáis hablando de que ya no te queda presupuesto, miras la carretera y decir, pues mira, estos son los últimos veinte euros que nos quedan, y si queremos poder invertir algo más, necesitamos que, ¿Sí­? O si hablas de un prototipo futurista y necesitas que, hacer algo de, pues mira, nuestros productos se han quedado más antiguos que los Nokia, ¿y qué pasa?

Que nuestra calculadora Casio ahora mismo en el mercado no significa nada, ten en cuenta que, prácticamente, cualquier información que des se puede apoyar con algún elemento visual. Si eres capaz de encontrarlo, estarás mejorando, y mucho, esa presentación o esa reunión.

13. Genera dinamismo 

En la línea de lo que te comentaba antes, de proporcionar o generar dinamismo gracias a las de proporcionar o generar dinamismo gracias a las ayudas visuales, no te tienes que quedar ahí, a lo largo de toda la presentación deberás intentar generar ese dinamismo, y para ello, pues, no debes quedarte en las ayudas visuales, sino que puedes apoyarte en otras técnicas, en otros elementos, en otras estrategias. 

Fomenta la participación, haz descansos, haz preguntas que involucren a los demás, realiza test o pruebas para comprobar que van integrando los conocimientos.

Todas esas actividades, todas esas estrategias cumplen varias funciones, las dos más importantes para mí son, primero, que rompe estado, que hace que la gente se active, ¿no?, que le da como un nuevo estímulo distinto al que estaban recibiendo y eso hace que los active. Pero hacer preguntas o proponer test, lo que hace también es capturar su atención, la gente se involucra mucho más en la charla y van a estar más pendientes porque saben que en algún momento pueden ser ellos los que tengan que responder a una pregunta. 

El otro día, al acabar una formación, me preguntaron que me gustaba más, si las reuniones o las formaciones presenciales o las virtuales. La verdad es que no tuve que pensar mucho para responder.

Para mí­, el hecho de tener a alguien cerca, de poder mirarle, de poder dirigirme a él directamente o incluso tocarle, es algo que marca la diferencia. Yo creo que la interacción humana es lo que caracteriza a la mayoría de buenas relaciones. Por desgracia, eso no es posible siempre, así­ que, si ese es tu caso, sigue estas trece sugerencias que te he dado, y las personas a las que te dirijas apenas notarían los kilómetros de distancia que os separa.

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